Se trata de un requisito indispensable a la hora de elevar a público la escritura de constitución. Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de que la denominación de la Sociedad no es idéntica a alguna de las que ya figuran incluidas en la sección de denominaciones del Registro Mercantil Central. Este certificado recogerá la expresión denominativa con la que va a ser identificada la sociedad como sujeto de derechos y obligaciones en todas sus relaciones jurídicas.
En el caso de que se trate de Cooperativas la certificación negativa del nombre se obtiene en el Registro de Sociedades Cooperativas, éste ha de informar al Registro Mercantil Central de la denominación solicitada con carácter previo a la expedición de la certificación negativa.
En todo caso la certificación negativa debe de estar expedida a nombre de uno de los socios fundadores de la sociedad, debiéndose presentar su original ante el notario autorizante de la escritura de constitución y protocolizarse con la escritura matriz.
La solicitud debe de contener la siguiente información:
Se puede solicitar directamente en las oficinas del Registro Mercantil Central, con un impreso de solicitud de certificación, por correo a las oficinas del Registro Mercantil Central en Madrid (C/ Príncipe de Vergara, 94), también la instancia oficial con la denominación elegida, se puede realizar a través de Internet en registro mercantil central. El registro contestará remitiendo la certificación contra reembolso a la dirección indicada en la solicitud.
Una vez se expide la certificación negativa de denominación ésta queda registrada a nombre del interesado durante seis meses a contar desde la fecha de expedición, transcurridos estos seis meses sin realizarse la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil Provincial correspondiente, la denominación causará baja en la sección de denominaciones del Registro Mercantil Central, con lo que si así¬ se desea, deberá de solicitarse una nueva certificación. La vigencia de la certificación negativa es de tres meses a efectos del otorgamiento de escritura, si bien una vez caducada la certificación el solicitante podrá solicitar su renovación con la misma denominación para lo cual deberá acompañar la certificación caducada. En el caso de que se trate de una cooperativa el plazo de vigencia es de cuatro meses.
Se trata de una nota simple que tiene un carácter meramente informativo y expresa si la denominación figura o no registrada. Esta consulta no condiciona la posterior calificación del registrador al expedir la correspondiente certificación.
Para facilitar, la petición de denominación social, además de la posibilidad de obtención de la nota simple de denominación en la sede del Registro Mercantil Central, el Registro mercantil Central, permite efectuar la correspondiente consulta por vía telemática, desde el terminal del suscriptor, a través de Internet.
Se trata de un documento público que se realiza ante notario y necesario para inscribir una sociedad en el Registro Mercantil. Para que una sociedad adquiera personalidad jurídica propia es necesario, por tanto, que se constituya mediante escritura pública y que ésta sea inscrita en el Registro Mercantil.
La escritura de constitución de la sociedad debe de ser otorgada por todos los socios fundadores, por sí o por medio de representante.
En la escritura de constitución de una sociedad se expresará:
En la escritura se podrán incluir todos los pactos y condiciones que los socios tengan por conveniente establecer, siempre que no se opongan a las leyes ni a los principios configuradores de la sociedad.
La inscripción se realiza en el Registro Mercantil de la provincia en que radique el domicilio social mediante la presentación de la primera copia de la escritura de constitución de la sociedad, el certificado de denominación que habrá de ser protocolizado en la escritura de constitución y la carta de pago del Impuesto de Operaciones Societarias. Se trata de un paso imprescindible para que la sociedad adquiera personalidad jurídica.
Sociedades Mercantiles:
Sociedades de capital dos meses a contar desde la fecha de otorgamiento de la escritura de constitución..
Cooperativas:
1 mes desde el otorgamiento de la escritura.
Sociedades Mercantiles:
Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.
Registro Mercantil Provincial de Asturias
C/ Mayorazu, nº 4 33010 Oviedo
Tel. 985 20 80 47
(Sociedad Laboral: previo al Registro Mercantil, hay que efectuar la inscripción en el Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales).
Cooperativas y Sociedades Laborales:
Inscripción y Calificación en el Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales, Consejería de Trabajo y Empleo del Principado de Asturias.
Dirección General de Trabajo y Seguridad Laboral
C/ San Francisco nº 21 33003 Oviedo Telf 985 10 84 63
Las cooperativas de ámbito nacional han de inscribirse en la Dirección General del Instituto de Fomento de la Economía Social y del Fondo Social Europeo. Pío Baroja 6, Madrid. Telf: 91 363 18 06.
Toda sociedad debe llevar a una serie de libros que a continuación se relacionan que deben ser legalizados en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social con anterioridad a su uso.
a) Libros de contabilidad:
Libro de inventarios y de cuentas anuales.
Libro Diario.
Voluntariamente, todos aquellos libros y registros que consideren convenientes, en función del sistema contable adoptado o la naturaleza de su actividad.
b) Libros Societarios:
Libro de Actas ( En caso de que el órgano de administración sea un Consejo de Administración se llevan separadamente dos libros de actas, el de dicho órgano y el de actas de la Asamblea General)
Libro de acciones nominativas en las Sociedades Anónimas y Comandatarias por acciones
Libro Registro de Socios en las Sociedades Limitadas.
Los libros contables pueden legalizados por cualquiera de los siguientes procedimientos:
Más información: https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp (sección descargas)
La legalización de los libros tendrá lugar mediante diligencia y sello.
La diligencia, firmada por el Registrador, se extenderá en el primer folio, en la misma se identificará al empresario, incluyendo, en su caso, sus datos registrales y se expresará la clase de libro, el número que le corresponda dentro de los de la misma clase legalizados por el mismo empresario, el número de folios de que se componga, y el sistema y contenido de su sellado.
El sello del Registro se pondrá en todos los folios mediante impresión o estampillado. También podrán ser sellados los libros mediante perforación mecánica de los folios, o por cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la legalización.
Si la solicitud se hubiera realizado en la debida forma y los libros reuniesen los requisitos establecidos legalmente, el Registrador procederá a su legalización dentro de los quince días siguientes al de su presentación.
Al cierre del ejercicio el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos forman una unidad y deben redactarse con claridad y mostrar una imagen fiel del patrimonio de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Las cuentas anuales deberán ser firmadas por las siguientes personas que responderán de su veracidad:
Por el propio empresario si se trata de una persona física
Por los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
Por los administradores de las sociedades.
Los empresarios que en virtud de las disposiciones legales vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.
Previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, estos documentos contables podrán depositarse en soporte magnético. De la presentación de las cuentas se practicará asiento en el Libro Diario en el que se identificará al solicitante y al presentante y se relacionarán los documentos presentados. Este asiento tendrá una vigencia de cinco meses.
Registrador calificará exclusivamente, bajo su responsabilidad, si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la Junta general o por los socios, así como si constan las preceptivas firmas. Verificado el cumplimiento de estos requisitos, Registrador tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el Libro de depósito de cuentas y en la hoja abierta a la sociedad. El Registrador hará constar también esta circunstancia al pie de la solicitud, que quedará a disposición de los interesados.
La publicidad de las cuentas anuales y documentos complementarios depositados en el Registro Mercantil se hará efectiva por medio de certificación expedida por el Registrador o por medio de copia de los documentos depositados, a solicitud de cualquier persona. La copia podrá expedirse en soporte informático.
Tiene por finalidad la elaboración de un informe sobre las aportaciones no dinerarias a sociedades anónimas o comanditarias por acciones y se hará, mediante instancia por triplicado, dirigida al Registrador Mercantil del domicilio social, expresando las circunstancias siguientes:
La instancia deberá ir suscrita, al menos, por una de las personas que promuevan la constitución de la sociedad o, si ya estuviera constituida, por la propia sociedad.
Presentada la instancia, se practicará en el Libro Diario el correspondiente asiento de presentación, en el que se identificará al solicitante y al presentante, y se indicarán sucintamente los bienes a valorar.
a) Sociedades obligadas a la verificación de las cuentas anuales y del informe de gestión.
Los administradores, el Comisario del Sindicato de obligacionistas o cualquier socio de sociedad anónima, de responsabilidad limitada o comanditaria por acciones obligadas a la verificación de las cuentas anuales y del informe de gestión, podrán solicitar del Registrador Mercantil del domicilio social el nombramiento de uno o varios auditores de cuentas en los siguientes casos:
b) Sociedades no obligadas a verificación
Los socios de sociedad anónima, de responsabilidad limitada o de sociedad comanditaria por acciones no obligadas a la verificación de las cuentas anuales y del informe de gestión podrán solicitar del Registrador Mercantil del domicilio social el nombramiento de uno o varios auditores de cuentas, con cargo a la sociedad, cuando concurran las siguientes circunstancias:
Se hará mediante instancia por triplicado, dirigida al Registrador Mercantil del domicilio social, expresando las circunstancias siguientes:
A la instancia, debidamente suscrita, habrá de acompañarse, en su caso, de los documentos acreditativos de la legitimación del solicitante.